Audita el rendimiento de tu flota con eficacia: 4 claves

Como administrador de flotilla es posible que tus tareas diarias te absorban y quiten tiempo para conocer la salud general de tus vehículos.

Como administrador de flotilla es posible que tus tareas diarias te absorban y quiten tiempo para conocer la salud general de tus vehículos. Sin embargo, es fundamental analizar tus operaciones para diagnosticar y corregir áreas problemáticas.

Aquí es donde entran las auditorías, que pueden llevarte a conocer información bastante reveladora sobre tu flotilla. Consideramos que estos cuatro puntos clave deben estar dentro de tus auditorías:

1. Telemática para recopilar y analizar datos
2. Documentación obligatoria y sugerida
3. Presupuestos y proyecciones
4. Procesos y políticas de trabajo

1. Telemática para recopilar y analizar datos

Los activos y los operadores son la parte más importante de tu flota, pero los datos tienen un importante peso al tomar decisiones.

Puedes reemplazar tus unidades, capacitar a tus conductores y hacer muchas cosas más, pero si no te dedicas a recopilar y analizar datos de tus camiones, simplemente no podrás saber dónde estás perdiendo dinero, dónde podrías ganar más y dónde hay altos índices de siniestralidad.

¿Quieres saber cuáles son las rutas más eficaces para reducir el gasto en diesel? ¿Te gustaría conocer la diferencia de consumo de combustible entre dos operadores en el mismo recorrido? Entonces necesitas obtener datos –a distancia y en tiempo real– usando una plataforma digital conectada a tus camiones, OnCommand Connect es una excelente opción en donde puedes cuidar de tus activos 24/7.

Hoy en día, los sistemas de telemática que puedes integrar a tus camiones son un valor agregado.

Así podrás monitorear diferentes parámetros como: hábitos de conducción, rastreo vía GPS, carga y extracción de combustible, nivel de refrigerante, estado óptimo de las partes del camión y más.

2. Documentación obligatoria y sugerida

Es recomendable mantener los documentos básicos en cada unidad para evitar problemas en el camino, especialmente si surge algún accidente o inspección. Si tus operadores no tienen los documentos correctos a la mano, podrían retrasar su viaje y costarle a tu empresa multas.

En tus auditorías debes incluir la inspección de documentos vigentes exigidos por la Secretaría de Infraestructura, Comunicaciones y Transportes (de preferencia respaldándolos tanto en el vehículo como en tus oficinas, en físico y en virtual):

• Licencia de conducir.
• Constancia de aptitud psicofísica del conductor.
• Bitácora de horas de servicio del conductor.
• Tarjeta de circulación del vehículo, del semirremolque y del remolque, en su caso.
• Placas y engomado.
• Póliza de seguro de daños a terceros.
• Certificado de baja emisión de contaminantes.
• Certificado de condiciones físico-mecánicas.
• Certificado adicional para las unidades doblemente articuladas.
• Carta porte.
• Documentos que acrediten que las personas físicas o morales transportan bienes propios o conexos de sus respectivas actividades, sin que por ello se genere un cobro.

Adicionalmente, es útil tener a la mano:

• Datos técnicos del vehículo.
• Datos del historial de conducción.
• Registro de mantenimientos preventivos, correctivo e incidentes.

Esta documentación también es necesaria para vender y adquirir vehículos, un proceso con el que inevitablemente vas a lidiar como administrador de flota.

3. Presupuestos y proyecciones

Como ya lo mencionamos, tener datos es fundamental para administrar tu flota, pero debes aplicarlos para que valga la pena recopilarlos. Las auditorías internas son un buen momento para revisar tus balances de gastos anteriores y calcular una proyección de gastos.

Estos son algunos de los costos generales que vale la pena considerar:

• Eventos y factores externos que influyeron en el año anterior.
• Factores actuales que influyen en las rutas y operaciones de tu empresa.
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• Costos fijos de combustible, depreciación, mantenimiento, impuestos, trámites, intereses, pólizas de seguros, etc.
• Tarifas de arrendamiento o pago de tus camiones.
• Crecimiento del balance y la inflación.
• Kilometraje promedio recorrido en dicho periodo de tiempo.

Procura evaluar cómo han crecido o cambiado tus presupuestos a lo largo de los años junto con el crecimiento general de la empresa. Busca oportunidades para reducir los costos en tu próximo presupuesto y, a medida que descubras alguna discrepancia o anomalía, prepárate para corregirla con nuevos procesos.

4. Procesos y políticas de trabajo

Tu flotilla gira en torno a los vehículos, las rutas y el mantenimiento de las cosas, pero también es importante analizar el lado humano de tu operación, es decir, los procesos y políticas que has implementado para que todo funcione día con día.

El mantenimiento, junto con el combustible, es la parte más importante del presupuesto anual para la mayoría de las flotas, por ello es vital que tus procesos de inspección, mantenimiento preventivo, reparaciones y trabajo con proveedores externos sean herméticos para evitar ineficiencias. Mientras auditas estos procesos, busca formas de ahorrarles tiempo a tus conductores y técnicos.

También involúcrate en el lado de los recursos humanos, asegurándote de que tus operadores están contentos, seguros y reconocidos en tu empresa para que la tasa de retención sea alta. Considera la opción de encuestarlos para conocer su opinión sobre lo que podrías hacer para aumentar su satisfacción, así como analizar los datos telemáticos para llenar cualquier vacío informativo sobre la manera en que cada uno trabaja.

Piensa que las auditorías de tu flotilla serán mucho más fáciles y eficaces conforme organices los datos y sean fáciles de encontrar para cualquier persona que necesite tomar una decisión para la empresa.

Esperamos que estos puntos de evaluación te ayuden a complementar tu proceso actual y que cada decisión que tomes, desde la compra de camiones hasta las recompensas por productividad, estén respaldadas por la información que posees.