Guía para estrategias de renovación de unidades

Para muchas empresas, el momento de reemplazar y/o renovar un vehículo llega cuando queda fuera de servicio. Sin embargo, esto les impide cumplir el verdadero objetivo de administrar el ciclo de vida de sus vehículos: que la flota “envejezca” de manera uniforme y equilibrada, sin generar gastos adicionales a su operación.

Cuando se trata de crear una estrategia de reemplazo de flota, no hay una solución única para todas las organizaciones, pues depende de factores como el tamaño, la edad, la composición y aplicación de los vehículos.

En general, en la industria existen tres estrategias para sustituir vehículos. Hablaremos de sus pros y contras para después compartir los factores que debes incluir en tu plan.

1. Estrategia de reemplazo por antigüedad y/o kilometraje del vehículo

La mayoría de las empresas usan este enfoque, que consiste en sustituir un vehículo cuando cumple con cierta antigüedad o kilometraje recorrido. Los números varían, pero en el sector se estima que la vida útil promedio de un camión es de 10.5 años.

Sin embargo, muchas flotas públicas y privadas en México suelen exprimir la vida útil de sus unidades al máximo; de hecho, la edad promedio de las flotas de autotransporte es casi de 18 años según estadísticas de la DGAF. El problema de dejar que un camión trabaje casi 20 años es que aumenta considerablemente el tiempo de inactividad y el exceso de gasto en combustible, refacciones y mantenimiento.

¿Cuáles son las ventajas de la estrategia por edad/kilometraje?

Es la táctica más fácil de implementar y elimina la subjetividad al momento de decidir el ciclo de vida de tus unidades.

¿Cuáles son los contras de esta táctica?

Enfocarte en los años de vida o en los kilómetros recorridos podría no ser la opción más económica o conveniente para tu organización, pues no considera otros factores económicos y operativos primordiales. Por ejemplo, algunos vehículos son más confiables históricamente y pueden mantenerse en servicio por más tiempo sin alcanzar el punto de inflexión del ciclo de vida.

2. Estrategia de análisis del costo del ciclo de vida

Con este enfoque, las organizaciones analizan el costo total de propiedad y los costos operativos de los activos individuales. Esta metodología se utiliza para establecer pautas y recomendaciones de reemplazo basadas en el tipo de vehículo, así como para evaluar si los vehículos individuales deben permanecer en servicio o no.

Típicamente, los parámetros para analizar el costo del ciclo de vida son:

• Costo de compra del vehículo.
• Gastos de mantenimiento (incluido el mantenimiento preventivo y correctivo).
• Cantidad de kilómetros recorridos u horas utilizadas por año.
• Costos de tiempo de inactividad.
• Gastos de combustible.
• Depreciación anual.
• Costos de obsolescencia.
• Valor residual.

Es importante considerar que cuanto más especializado sea un vehículo, más probable será que necesites mantenerlo en servicio durante un periodo de tiempo más largo. Los costos de renovarlo, en este caso, tendrán que ver tanto con el precio de venta como con el tiempo que tome adquirir e incorporar un nuevo vehículo.

¿Cuáles son las ventajas de la estrategia basada en el costo del ciclo de vida?

Es un enfoque integral y flexible.

¿Cuáles son los contras de esta técnica?

Este análisis implica evaluar una serie de parámetros cuantificables como el tiempo de inactividad y la obsolescencia, que pueden variar bastante dependiendo de la unidad. Es probable que no puedas establecer una regla única para evaluar los factores que determinan cuándo es momento de cambiar de modelo.

3. Análisis del umbral de costo-efectividad

Este enfoque consiste en reemplazar un vehículo cuando el costo de repararlo supera un monto límite establecido. Determinar el punto en que los costos de reparación exceden el valor del vehículo implica examinar las tendencias históricas en los costos de reparación a lo largo del tiempo. Se estima que cualquier unidad con costos de mantenimiento que representan el 30% o más del valor residual, debe evaluarse para su reemplazo.

¿Cuáles son las ventajas de analizar el umbral de costo-efectividad?

Estableciendo un buen análisis de datos tendrás la oportunidad de optimizar tanto la vida útil del vehículo como los costos de mantenimiento.

¿Cuáles son los contras de esta técnica?

Incluso aunque supervises a detalle todos los gastos de mantenimiento y reparación, hay situaciones donde los gastos pueden exceder inesperadamente el valor de la flota.

Guía: variables para sustituir un vehículo

Cualquiera que sea el enfoque que adoptes en tu flotilla, necesitas datos de cada vehículo y, sobre todo, la capacidad de analizarlos. Recuerda que necesitas obtener información procesable que te permita tomar mejores decisiones para optimizar tanto el costo de operar una flota como el valor que ésta ofrece a largo plazo a tu operación.

Estos son los factores esenciales que debes considerar:

• Kilometraje

¿Cuántos kilómetros ha recorrido tu vehículo? Se estima que un camión trabajando al 100%, puede llegar a recorrer de 60 mil hasta los 100 mil kilómetros al mes. Esta métrica varía dependiendo del uso que le das y de las rutas que recorre, pero es uno de los datos más importantes porque el desgaste por kilómetro influye de manera directa en el mantenimiento que necesita.

• Antigüedad

¿Qué antigüedad tiene tu vehículo? En general, el costo total de propiedad tiende a disminuir después de 9 o 10 años de uso.

• Costo por kilómetro

¿Cuánto inviertes en tu vehículo por cada kilómetro que recorre? Para calcular los costos operativos del vehículo por kilómetro recorrido, considera los gastos de:

• Operador.
• Combustible.
• Mantenimiento.
• Reparaciones.
• Seguro.
• Registro.
• Impuestos y tarifas.
• Depreciación
• Financiamiento.
• Créditos fiscales.

Es recomendable revisar el costo por kilómetro de manera constante porque los gastos, especialmente los de combustible, cambian día con día y mes a mes.

• Historial

¿Cuál es el historial completo y el estado de “salud” del vehículo? Un paso crucial para maximizar la vida útil de cualquier camión es comprender su historia. Esto incluye conocer detalles sobre el kilometraje, el consumo de combustible, la cantidad y naturaleza de las reparaciones, el historial de inspecciones, el modo de conducción del operador y más.

• Presupuesto

Tener reportes históricos de los gastos del vehículo te dará la pauta para calcular tus presupuestos futuros.

• Planificación del capital

¿Cuál es tu plan de capital actual para reemplazar tus vehículos? Al planificar la inversión de tu flotilla, debes reflexionar si estás usando tu presupuesto como una herramienta de planificación para asignar fondos, o si la estás ocupando como un medio para medir las pérdidas y ganancias dentro del panorama general de administración de tus activos.

• Regulaciones y compliance

Operar una flota de manera efectiva requiere cumplir con las regulaciones actuales para garantizar que tus vehículos son seguros y aptos para circular en el camino. No olvides examinar áreas como: Informes de inspección del vehículo, seguridad y mitigación de riesgos, licencias, registros, permisos y más. Tu estrategia de ciclo de vida debe tener en cuenta las inversiones relacionadas con el cumplimiento de las medidas reglamentarias.

• Objetivos comerciales

¿Cuál es el propósito de tus operaciones? Cada empresa tiene su propia visión y misión para su flota. Por ejemplo, quizá solo solo necesitas algunos vehículos para transportar material entre instalaciones, o tal vez necesitas administrar una gran flota de camiones de larga distancia para mantener tu negocio en funcionamiento.

Evaluar las verdaderas necesidades de tu operación, la cantidad y el tipo de vehículos que requieres, y si necesitas comprar, arrendar o incluso tercerizar algo.

• Arrendamiento vs compra de camiones y vehículos

Un dilema que enfrentan muchos administradores de flotas es si deberían arrendar o comprar sus vehículos. El servicio de arrendamiento no es tan difundido en el mercado, por lo que muchos propietarios y operadores siguen oponiéndose al concepto, creyendo que poseer algo siempre es mejor que alquilarlo.

Pero en algunos casos no es así. Arrendar camiones para tu negocio puede ser una mejor inversión a largo plazo: si planeas renovarlos aproximadamente cada cinco años, piensa que al comprarlos tienes que hacer una fuerte inversión inicial esperando obtener algo de valor por ellos en cinco años.

Lo más probable es que termines perdiendo dinero durante la vida útil del vehículo si lo compras y renuevas demasiado pronto; además, tienes que lidiar con los costos de mantenimiento y operación mientras lo posees. Con un contrato de arrendamiento tienes un costo fijo cada mes, así sabes lo que pagarás mensualmente y puedes planificar mejor.

Uno de los mayores beneficios del arrendamiento es que al finalizar no tienes que lidiar con las molestias de vender el vehículo. Simplemente te diriges a tu concesionario y lo cambias.

En resumen…

Desarrollar una buena estrategia de sustitución para tu flota tiene múltiples beneficios que van desde reducir costos hasta mejorar el servicio hacia tus clientes. Entre ellos disfrutarás de:

• Tener valores de reventa predecibles. Cuando adoptas un enfoque estratégico y planificas cuándo cambiar tus vehículos, maximizas su valor de reventa.
• Minimizar los costos de reparación y mantenimiento. Analizando el ciclo de vida puedes saber qué esperar de los costos de mantenimiento preventivo y reemplazar los vehículos más antiguos antes de que experimenten averías costosas.
• Conductores más contentos. Tus operadores apreciarán que renueves los vehículos con la frecuencia necesaria, pues esto los pone al volante de un vehículo más nuevo, eficiente y cómodo.
• Mayor ahorro de combustible. Los vehículos más recientes suelen tener mejor rendimiento de combustible, lo cual significa que puedes reducir significativamente los gastos de combustible de tu flotilla a largo plazo. Además existen nuevos modelos eléctricos que representan una alternativa diferente al combustible.
• Mejores funciones de seguridad. Los nuevos modelos suelen estar equipados con tecnologías de seguridad más avanzadas que pueden proteger a tus conductores y reducir las posibilidades de sufrir algún siniestro.